Menighedsrådets struktur og opgaver

Hvad laver man i Danmarks mest lokale demokrati – menighedsrådet?

Alle folkekirker i Danmark ledes af menighedsrådet, som består af frivillige, der på demokratisk vis er valgt ind i rådet af sognets folkekirkemedlemmer og af sognets præster, der automatisk indgår i rådet. 
Menighedsrådsarbejdet handler om at skabe de bedste vilkår for evangeliets forkyndelse eller sagt med andre ord, så handler det om at gøre en aktiv indsats i det lokale demokrati til gavn for den lokale folkekirke.

Et menighedsråd sætter retningen for kirkens arbejde, og det er blandt andet menighedsrådets opgave at planlægge, hvilke aktiviteter der skal være i kirken – meditation, koncerter, drop-in dåb og bryllup, legestue, flygtningecafé, voksenundervisning, sorggrupper, ungdomsgudstjenester eller noget helt andet, mulighederne er mange. Tilsammen bestemmer menighedsrådet, hvad deres kirke skal.

Et menighedsråd vælges som udgangspunkt for en fireårig periode og består af 6-15 medlemmer foruden sognets præster. Antallet varierer efter sognets størrelse.
Menighedsrådets opgaver spænder bredt og beskæftiger sig med alle aspekter af kirkens arbejde og berører alt fra lige fra arbejdsgiveransvar og budgetstyring til bygningsansvar og kirkens sociale arbejde.
I tilfælde af at en ny præst skal ansættes, har et menighedsråd til opgave at udpege den præst, man ønsker at ansætte, hvorefter Kirkeministeriet fungerer som arbejdsgiver for præsten.

Som medlem i et menighedsråd har du mulighed for at bidrage med dine potentialer ved at vide, hvilken funktion du bedst kan udfylde og dermed bidrage til at samspillet om helheden i arbejdet varetages på bedst mulige måde. Menighedsrådsarbejdet kan være en god læreplads i kommunikation og debat, ledelse og samarbejde, økonomistyring og sagsbehandling med meget mere.

Hvis du er over 18 år og medlem af Folkekirken, har du mulighed for at blive valgt ind i et menighedsråd. I dag kan folkekirken bruges på mange forskellige måder, og det er ikke et krav, at man er fast kirkegænger for at stille op til menighedsrådsvalget. Når man bliver valgt, sidder man oftest i menighedsrådet i fire år ad gangen. Menighedsråd mødes typisk en gang hver anden uge på hverdagsaftener og drøfter aktuelle temaer og projekter i kirken. Menighedsrådsarbejdet er som udgangspunkt frivilligt arbejde uden aflønning.

Første gang en person indtræder som valgt medlem af et menighedsråd, afgiver denne skriftligt menighedsrådsløftet:

Undertegnede erklærer herved på ære og samvittighed at ville udføre det mig betroede hverv i troskab mod den danske evangelisk-lutherske folkekirke, så at den kan byde gode vilkår for den kristne menigheds liv og vækst.

Men hvem gør hvad i menighedsrådet? Og hvad kan du gøre?

Lysten til at gøre en aktiv indsats i det lokale demokrati til gavn for den lokale folkekirke, er drivkraften for mange menighedsrådsmedlemmer. Menighedsrådsarbejdet er frivilligt, og som menighedsrådsmedlem indgår du i et værdifuldt fællesskab og aktivt bestyrelsesarbejde, hvor du får et bredt netværk, som samtidig giver dig mulighed for at bringe dine kompetencer og interesser i spil i lokalsamfundet. 

Men hvilke opgaver udfører de forskellige roller i menighedsrådet? Og hvilken rolle ser du dig selv i, og hvor vil du kunne bidrage med dine kompetencer, erfaring og engagement? 

Menighedsrådet vælger formand og næstformand for 1 år ad gangen. Formandens og næstformandens opgaver er beskrevet i loven om menighedsråd og består i at:

• Forberede møderne, udarbejde dagsorden med det fornødne materiale og udsende mødeindkaldelse.
• Lede menighedsrådets forhandlinger og afstemninger og sørge for, at beslutninger indføres i beslutningsprotokollen.
  Sørge for, at beslutninger udføres.
• Menighedsrådets beslutninger træffes i møder. Formand træffer imellem møderne på rådets vegne beslutninger, som ikke kan udsættes eller ikke giver anledning til tvivl. Formanden forelægger sin afgørelse for menighedsrådet til efterretning på næste møde.
• Underskrive – sammen med en valgt person mere – dokumenter om køb, salg af fast ejendom samt vedr. lånoptagelse.
• Repræsentere menighedsrådet i forhold til offentlige myndigheder.
• Være menighedsrådets primære ”ambassadør”. Næstformanden træder til i de nævnte opgaver, hvis formanden har forfald.

Menighedsrådet vælger en sekretær eller kan beslutte, at sekretæropgaverne løses af en af kirkens medarbejdere, eksempelvis kordegnen. Menighedsrådet vælger sekretær for 1 år ad gangen. Det er ikke nærmere defineret, hvilke forpligtelser sekretæren har. Det betyder, at menighedsrådet skal tage stilling til sekretærens opgaver og beskrive dem i en vedtægt. Sekretærens opgaver kan bestå i at: 

• Udsende mødeindkaldelse og dagsorden udarbejdet af formanden.
• Udarbejde beslutningsprotokol.
• Bistå ved udfærdigelse af menighedsrådets korrespondance.
• Sørge for offentlig bekendtgørelse af sted og tid for menighedsrådets møder.
• Sørge for offentlig fremlæggelse af dagsorden samt beslutningsprotokol.
• Sørge for at ajourføre sognets side på www.sogn.dk.
• Være ansvarlig for kirkebladet.

Kontaktpersonens opgaver kan bl.a. bestå i at udarbejde ferieplaner, gennemføre MUS-samtaler, opslå ledige stillinger og ansætte vikarer, eller finde afløsere ifm. sygdom. Opgaverne kan variere og derfor er fleksibilitet en værdsat evne at besidde.  

Lysten og engagementet til at ville menighedsrådsarbejdet er dog den vigtigste faktor – og mange af opgaverne kan man få hjælp til fra stiftet eller Landsforeningen af Menighedsråd.

Menighedsrådet vælger en kontaktperson for 1 år ad gangen. Kontaktpersonens opgaver og beføjelser fastlægges af menighedsrådet i en vedtægt. Kontaktpersonens overordnede opgave er at:

• Varetage den daglige arbejdsgiverfunktion overfor kirkens ansatte, præsterne undtaget.
• Fungere som bindeled og koordinator imellem menighedsrådet, de ansatte og præsterne – og skal med sit virke fremme samarbejdet mellem de 3 parter. Det betyder, at kontaktpersonen skal sørge for at holde sig orienteret om medarbejdernes arbejdsforhold og viderebringe eventuelle ønsker om ændringer i løn- og ansættelsesvilkår
• Formidle tjenstlige pålæg og forskrifter fra menighedsråd til medarbejdere samt henvendelser fra medarbejdere til menighedsråd.
• Indkalde og lede de pligtige medarbejdermøder (mindst en gang årligt).
• Opslå ledige stillinger efter menighedsrådets beslutning.
• Ansættelsesbeviser er korrekte og ajourførte.
• Antage vikarer efter retningslinjer besluttet af menighedsrådet.
• Der sker planlægning af medarbejdernes ferier, fridage og friweekends.
• Der føres fraværs- og sygedagslister.
• Der gennemføres årlig MUS.
• Der gennemføres årlig arbejdsmiljødrøftelse.
• Der gennemføres APV, og at der er etableret en arbejdsmiljøorganisation på arbejdspladser med 10 eller flere ansatte.

Det er muligt få onlinehjælp eller hjælp fra stiftet og Landsforening af Menighedsråd til arbejdet som kontaktperson. Menighedsrådet kan ved konstitueringen beslutte, at jobbet deles mellem den valgte og en præst eller oprette et personaleudvalg, som støtter kontaktpersonen i arbejdet. Der kan også være ansatte, som varetager en del af opgaverne. Menighedsrådet kan også beslutte at gå sammen med andre sogne om at tilknytte en personalekonsulent til at hjælpe med arbejdsgiverrelaterede opgaver.

Den praktiske udførelse af opgaverne kan knyttes til en af kirkens kirkefunktionærstillinger eller delegeres til en ekstern regnskabsfører eller Landsforeningen af Menighedsråds økonomiafdeling.

Menighedsrådet vælger en kasserer for 1 år ad gangen. Formanden kan ikke vælges. Den praktiske udførelse af opgaverne kan knyttes til en af kirkens kirkefunktionærstillinger eller delegeres til en ekstern regnskabsfører. Kassererens opgaver og beføjelser fastlægges af menighedsrådet i en vedtægt og kan bestå af følgende opgaver og beføjelser:

• Fungerer kassereren ikke som regnskabsfører, fører kassereren på menighedsrådets vegne tilsyn med, at regnskabsføreren udfører sine opgaver i overensstemmelse med gældende regler og gældende vedtægt.
• Føre tilsyn med, at alle tidsbestemte udbetalinger af lønninger, honorarer m.v. samt udbetalinger og afregninger vedr. skat, ATP, moms etc. finder sted efter gældende regler og i rette til.
• Foretager kvartalsvis rapportering til menighedsrådet/præstegårdsudvalget, hvori regnskabet er sammenholdt med budgettet.
• Deltager i udarbejdelsen af årsbudgettet.
• Deltager i budgetsamråd efter menighedsrådets beslutning.
• Forelægger årsregnskabet for menighedsrådet.
• Påser, at regnskabet er aflagt korrekt, og at de tildelte ligningsmidler er forvaltet i overensstemmelse med god offentlig forvaltningsskik.

Menighedsrådet vælger en kirkeværge for 1 år ad gangen. Formanden kan ikke vælges. Kirkefunktionærer, der er ansat ved kirken eller kirkegården, kan ikke vælges til kirkeværge. Kirkeværgens opgaver er ikke nærmere omtalt i menighedsrådsloven eller anden kirkelig lovgivning. Det betyder, at menighedsrådet selvstændigt skal tage stilling til kirkeværgens funktioner og beskrive dem i en vedtægt.

• Kirkeværgens opgaver og beføjelser består i at:
• Føre tilsyn med kirken, kirkegården og anden fast ejendom tilhørende kirken/menighedsrådet.
• Gribe ind for at afbøde opståede eller truende skader på ejendommen – og efterfølgende orientere menighedsrådet om sine dispositioner.
• Anmelde forsikringsskader til Folkekirkens Forsikringsenhed.
• Ajourføre kirkens forsikringer.
• Tage initiativ til udarbejdelse af plan for løbende vedligeholdelse og hensigtsmæssige ændringer/ombygninger. Ved større vedligeholdelsesprojekter er det ofte kirkeværgen, der er tovholder og står for kontakten til håndværkere.
• Kirkeværgen kan ikke give fx graveren tjenstlige forskrifter eller rette mangler ved hans eller hendes arbejde.

Menighedsrådet vælger en bygningskyndig til at deltage i de årlige syn over kirken og kirkegården. Kirkeværgen kan ikke vælges til menighedsrådets bygningskyndige. Den bygningskyndiges opgaver består i at:

• Foretage syn sammen med menighedsrådet.
• Fungere som faglig konsulent ved synsforretningerne.